Как отправить документ в 1С-ЭДО: от одного файла до масштабного пакета

Электронный документооборот (ЭДО) перестал быть диковинкой и превратился в обязательный стандарт. Ежедневно компании подписывают договоры, отправляют счета, УПД и акты. Для пользователей 1С переход на «цифру» выглядит логично и сервис «1С-ЭДО» становится тут главным инструментом. На практике у новичков часто возникают вопросы: как отправить договор, что настроить для начала работы и как отправить не один файл, а целую пачку документов? Давайте разберём нюансы. 

Сначала все про 1С-ЭДО

1С-ЭДО - не сторонний сервис, требующий отдельной авторизации, а встроенный модуль, работающий прямо в привычной учетной системе. Главное преимущество такого подхода - бесшовная интеграция. Не надо: устанавливать доп. ПО, оплачивать сложную настройку интеграции с 1С, беспокоиться о совместимости версий.

Сервис обновляется с платформой 1С, что гарантирует работу в актуальной и защищенной среде, соответствующей требованиям законов. Вся работа происходит в одном окне: создается документ в 1С и отправляется через ЭДО без переключений между программами. Это исключает ошибки ручного ввода данных и потерю файлов.

Способы и этапы отправки электронного документа

В системе предусмотрено несколько сценариев отправки, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный в зависимости от текущей задачи.

Способ 1. Отправка из списка - быстрый способ для отправки одного или нескольких документов из списка. Откройте справочник. Выделите документ(ы) на отправку. В панели действий или в разделе «ЭДО» нажмите «Отправить электронный документ».

Способ 2. Отправка из карточки документа - вариант, если конкретный документ открыт для просмотра или редактирования. Перейдите в настройки или на вкладку «ЭДО» внутри карточки и нажмите «Отправить электронный документ».

Способ 3. Подписание и отправка - частый сценарий, объединяющий два действия в одно. Находясь в карточке документа, нажмите «Подписать и отправить». 1С применит электронную подпись к файлу и инициирует отправку контрагенту.

Способ 4. Работа через «Текущие дела ЭДО» - метод для обработки большого потока. Перейдите в раздел «Текущие дела ЭДО». Откройте папку «Исходящие». Тут есть список документов на отправку. Выделите файлы и нажмите «Подписать и отправить».

Пакетная отправка: оптимизация на максимум

Когда надо передать комплект закрывающих документов, на помощь приходит пакетная отправка. Это позволяет объединить файлы в одну транзакцию. Откройте форму документа («ЭДО – Просмотреть электронный документ») и нажмите «Добавить в пакет». 1С предложит выбрать файл: с компьютера (прикрепите файл), из хранилища (выберите документы из внутреннего хранилища 1С), документ базы (добавьте документ на основании связанных объектов).

Если для документа нет электронного эквивалента, 1С предложит сформировать его на основе данных учета. Каждый откроется на вкладке внутри формы пакета. Можно переключаться между ними для проверки. Если добавлен лишний файл - закройте вкладку. Количество документов не ограничено. Можно смешивать формализованные документы с произвольными. Когда все собрано и проверено, нажмите «Подписать и отправить пакет». 1С подпишет все электронной подписью, отправит комплект единым пакетом.