Как вести учёт кадров в программе «1С:ЗУП»

Кадровый учёт — это очень важная составляющая работы любого предприятия, независимо от его размера и сферы деятельности. Он включает в себя множество ключевых процессов, таких как приём на работу, перевод на другую должность, увольнение, учёт рабочего времени, отпусков и больничных, формирование штатного расписания, а также еще и кадровой отчётности. Ведение кадрового учёта вручную может быть весьма трудоёмким и времязатратным процессом, поэтому его автоматизация с помощью программного решения «1С:Зарплата и управление персоналом» (КОРП версии) становится всё более популярной.

«1С:Зарплата и управление персоналом» — это очень мощный инструмент, который позволяет автоматизировать кадровый учёт и значительно упростить работу кадровой службы. В нашей новой статье мы подробно рассмотрим основные возможности этой программы для ведения кадрового учёта, а также разберём все ключевые этапы его ведения.

Первичная настройка «1С:ЗУП» для кадрового учета

Перед началом работы с программным решением «1С:Зарплата и управление персоналом» необходимо будет сначала провести её настройку под специфику вашей организации. Это включает в себя настройку параметров расчёта заработной платы сотрудников, налогов и взносов, а также еще и всех необходимых параметров кадрового учёта:

• Настройка параметров расчёта заработной платы. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» можно настроить все необходимые параметры расчёта заработной платы сотрудников, такие как тарифные ставки, оклады, надбавки и доплаты. Это позволит пользователям решения автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников на основе их табеля учёта рабочего времени, а также и других важных документов.

• Настройка параметров налогов и взносов. В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» можно также еще настроить и все необходимые параметры расчёта налогов и взносов, таких как НДФЛ, страховые взносы и т. д. Это позволит пользователям 1С автоматически формировать необходимые отчёты и платежи в налоговые органы.

• Настройка параметров кадрового учёта. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» можно настроить и параметры кадрового учёта, такие как штатное расписание, должности, подразделения и т. д. Это позволит вести учёт сотрудников и их перемещений внутри организации.

Ведение личных карточек сотрудников в «1С:ЗУП»

Каждый сотрудник должен быть зарегистрирован в базе данных. В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» (КОРП версии) для этого используется специальный документ «Приём на работу», в котором необходимо будет указать все данные по сотруднику: ФИО и паспортные данные, табельный номер, должность и подразделение, размер оклада или сдельная ставка, условия труда, график работы, вид занятости.

Уже после оформления система автоматически создаёт личную карточку сотрудника, которая и содержит всю необходимую информацию. В ней можно указать дополнительные данные. Это: адрес, телефон, образование, а также еще и опыт работы и т. д.

Штатное расписание и кадровые изменения в «1С:ЗУП»

Для корректного ведения кадрового учёта в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» необходимо будет настроить и штатное расписание, где указываются: должности и оклады, количество штатных единиц, структура организации (подразделения, филиалы).

При каких-либо изменениях условий труда здесь используется специальный документ «Кадровый перевод», который и фиксирует в программе 1С смену должности, оклада или же рабочего графика. Это может быть полезно при повышении сотрудника, переводе его в другое подразделение или изменении условий трудового договора.

Учёт рабочего времени в «1С:ЗУП»

Контроль рабочего времени в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» можно вести с помощью: табеля учёта рабочего времени (учёт всех отработанных часов, переработок и выходных), графиков работы (сменные, пятидневные и гибкие), а также еще и интеграции с другими системами учёта рабочего времени (СКУД).

Все это позволяет автоматически рассчитывать заработную плату сотрудника и учитывать различные отклонения (прогулы, больничные и командировки). Например, если сотрудник работал в выходной день, то тогда система учтет это при расчете его заработной платы и добавит соответствующую сумму к его окладу.

Оформление отпусков и больничных в «1С:ЗУП»

В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» реализован очень удобный механизм расчета отпускных и больничных. Для оформления отпуска здесь создается специальный документ «Отпуск», где указываются даты и основание. Для учета временной нетрудоспособности тут используется уже документ «Больничный лист», который автоматически рассчитывает выплаты в зависимости от стажа сотрудника и среднего заработка.

При оформлении отпуска система 1С учитывает то количество дней, которые сотрудник и может взять, исходя из его стажа, а также еще и условий, которые прописаны в трудовом договоре. Если же сотрудник берет больничный, то тогда система автоматически рассчитывает сумму выплат на основе его среднего заработка и стажа.

Увольнение сотрудников в «1С:ЗУП»

При увольнении сотрудника в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» оформляется специальный документ «Увольнение», где указываются: дата и причина увольнения, расчет компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено).

Система 1С автоматически формирует расчетный лист и сведения для отчетности в налоговые органы. Это позволяет оперативно и точно рассчитать все выплаты, которые должен получить сотрудник при увольнении.

Подготовка кадровой отчетности организации в «1С:ЗУП»

В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» можно формировать различные полезные отчеты для внутреннего использования, а также еще и государственных органов. Это: штатная численность сотрудников, движение кадров (принятые, уволенные и переведенные сотрудники), формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ для ПФР, справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ для налоговой службы.

Это все и позволяет контролировать различные кадровые процессы и своевременно сдавать обязательную отчетность. Например, отчет о движении кадров показывает, сколько сотрудников было принято и уволено за определенный период, что может быть полезно для анализа кадровой политики компании.

Дополнительные возможности «1С:ЗУП»

Программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» (КОРП версии) предоставляет важные дополнительные возможности для управления персоналом предприятия. Это: расчёт заработной платы с учётом всех начислений и удержаний, учёт премий, бонусов и других дополнительных выплат, расчёт налогов и взносов в фонды, формирование платёжных ведомостей и расчётных листов, а также еще и интеграция с другими программными продуктами и системами (например, с системами бухгалтерского учёта).

Все эти возможности позволяют автоматизировать процессы расчёта заработной платы и взаимодействия с государственными органами, что упрощает работу кадровой службы и бухгалтерии.

Заключение

Программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» является очень мощным инструментом для автоматизации кадрового учёта на предприятиях. Оно позволяет не только вести учёт сотрудников, но также еще и оптимизировать различные процессы начисления заработной платы, подготовки отчётности и управления персоналом. Правильная настройка и использование данной программы 1C помогает всем предприятиям сократить трудозатраты и повысить эффективность работы кадровой службы.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем вашей организации эффективно настроить и использовать этот инструмент для автоматизации процессов, связанных с расчётом заработной платы, учётом рабочего времени, кадровым учётом и управлением персоналом.