Учет больничных в «1С:ЗУП»

Оформление больничных листов давно перестало быть исключительно бумажной процедурой. Переход на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) существенно упростил процесс фиксации отсутствия сотрудников и расчетов социальных выплат.

В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим, как же правильно настроить и оформить больничный для сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», рассчитать больничные, подготовить всю необходимую документацию и провести конечную выплату.

Преимущества электронных больничных

Электронные больничные предоставляют ряд преимуществ, среди которых можно выделить: минимизацию риска ошибок (автоматизированная система 1С сводит вероятность человеческого фактора к минимуму), экономию времени и ресурсов (отсутствие необходимости в ручной обработке бумажной документации ускоряет обработку ключевых данных), а также повышение точности расчетов (данные поступают непосредственно из медицинского учреждения и фонда, исключая при этом ошибки и задержки).

Однако же несмотря на перечисленные выше преимущества, правильное ведение электронного учета больничных требует соблюдения определенных нюансов и процедур в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». Это мы и рассмотрим дальше.

Регистрация отсутствия сотрудника по болезни в «1С:ЗУП»

При оформлении отсутствия сотрудника по причине заболевания важно своевременно зафиксировать это событие в информационной системе предприятия. Рассмотрим пошагово порядок действий в программе «1С:Зарплата и управление персоналом»:

·       Шаг 1. Фиксация факта отсутствия. Первый этап начинается с уведомления работодателя сотрудником о болезни (устно или письменно). Организация должна отразить обстоятельство в документе «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Он позволяет зафиксировать начальные данные об отсутствии. Это «Дата начала» (день, с которого нет сотрудника), «Предполагаемый срок окончания» (срок, ориентировочно совпадающий с ближайшей датой расчета зарплаты). Важно: указанный период позже будет скорректирован на основании официальных данных;

·       Шаг 2. Подтверждение больничного листа. Получив официальное подтверждение от Социального фонда России (СФР), предприятие должно оформить электронную версию больничного листа сотрудника. Вся необходимая информация поступает через систему электронного документооборота (ЭДО).

Порядок внесения больничного сотрудника в «1С:ЗУП»

Поддерживая связь с медицинским учреждением и Фондом социальной защиты населения, программа «1С:Зарплата и управление персоналом» обеспечивает полный цикл оформления больничного. Это: автоматическое получение данных (больничный может поступить через ЭДО и прямой интеграции с СФР) и создание документа «Больничный лист» (генерируется на основании поступивших данных).

Существует два основных способа занесения больничного в базу программы: «Ручной ввод» (если документ ранее не пришел автоматически, бухгалтер может создать новый больничный лист вручную) и «Импорт данных» (использование файлов или прямого подключения к системе электронного документооборота).

При создании нового документа важно правильно указывать следующую информацию: номер и дату открытия больничного листа, данные сотрудника (ФИО, должность), реквизиты медицинской организации, выдавшей больничный, причины и длительность болезни. Эти данные влияют на правильность последующих расчетов и выплату пособия.

Настройка интеграции СФР с программой 1С

Интеграция с системой Социального фонда России (СФР) возможна благодаря настройкам электронного документооборота (ЭДО). Благодаря правильному подключению интеграция проходит прозрачно и эффективно, минимизируя человеческий фактор и ускоряя процессы расчета пособий. Настройка интеграции осуществляется здесь следующим образом:

·       Установка сертификатов и подписи. Необходимо добавить сертификат вашего предприятия в программное решение и подключить средства цифровой подписи.

·       Настройки связи с оператором ЭДО. Здесь важно выбрать надежного оператора электронного документооборота, который обеспечит быструю передачу данных.

·       Обработка запросов от Фонда. Операторы электронного документооборота передают все запросы на расчет пособий прямо в вашу информационную систему.

Работа с табелем учета рабочего времени в «1С:ЗУП»

Табель учета рабочего времени является важным инструментом для фиксирования отработанных часов сотрудниками. Оформляя больничный лист в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», важно корректно вносить изменения в табель. Код «Б» обозначает временную нетрудоспособность сотрудника. А в корректировке периода табель обновляется автоматически после завершения процедуры оформления больничного листа.

Таким образом, после закрытия больничного листа сотрудника автоматически вносятся все необходимые правки в табель, что освобождает специалистов предприятия от дополнительной ручной работы.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности в «1С:ЗУП»

Размер пособия рассчитывается в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» исходя из среднего заработка сотрудника за предыдущие два календарных года. Среднее значение делится на количество фактически отработанных дней за тот же период. Далее применяются коэффициенты в зависимости от страхового стажа: менее 6 месяцев (выплата исчисляется, согласно минимальной зарплате, МРОТ), до 5 лет – 60%, от 5 до 8 лет – 80%, более 8 лет – полная сумма среднего заработка.

При расчете пособия по временной нетрудоспособности в программе учитываются специальные условия, например: частичная занятость, изменение размера ставки, возрастные ограничения и особые категории работников. Это в решении 1С учитывается автоматически, позволяя при этом минимизировать влияние человеческих факторов.

Формирование отчетов и передача данных в «1С:ЗУП»

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет формировать отчетность двумя основными методами. В автоматическом режиме используется встроенная функциональность решения для автоматического сбора и подачи всех необходимых данных. Ручной режим предоставляет специалисту доступ ко всей необходимой информации для самостоятельного составления отчетности.

Передача данных в СФР осуществляется в программе путем формирования специального отчета, который включает в себя всю необходимую информацию о страховых случаях. Решение также поддерживает автоматизацию данного процесса, формируя итоговую отчетность на основании информации, которая прошла обработку.

Заключение

Оформление больничных и учет временной нетрудоспособности сотрудников – важные элементы кадрового и бухгалтерского учета. Электронные технологии упрощают процедуру, но требуют внимательного подхода и правильной настройки взаимодействия с госструктурами. «1С:ЗУП» позволит оптимизировать процесс расчета пособий и сократить издержки. Рекомендации помогут организовать учет больничных и поддерживать уровень качества обслуживания сотрудников.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем вашей организации эффективно настроить и использовать этот инструмент для автоматизации процессов, связанных с расчётом заработной платы, учётом рабочего времени, кадровым учётом и управлением персоналом.