Учёт отпусков в программе «1С:ЗУП»

Учёт отпусков в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» является очень важной составляющей кадрового и бухгалтерского учёта. Правильное оформление отпусков сотрудников, а также еще и расчёт отпускных обеспечивает соблюдение актуального законодательства и учёт абсолютно всех нюансов, которые связаны с различными видами отпусков и налогообложением.

В нашей новой статье-инструкции мы подробно и рассмотрим, как же правильно настроить и оформить отпуска сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», рассчитать отпускные, подготовить всю необходимую документацию и провести выплату с учётом налогообложения.

Виды отпусков в программе «1С:ЗУП»

В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» существует несколько различных видов отпусков, которые пользователь может самостоятельно настроить в справочнике «Виды отпусков». Главный из них – это основной оплачиваемый отпуск: стандартный отпуск, который установлен Трудовым кодексом РФ. Обычно он составляет 28 календарных дней. Однако же для некоторых определенных категорий сотрудников предусмотрены и увеличенные сроки.

Есть здесь и особые дополнительные отпуска: они могут предоставляться здесь по самым разным основаниям, таким как ненормированный рабочий день, работа во вредных или же опасных условиях, а также еще и трудовую деятельность в особых климатических районах. Также такие дополнительные отпуска могут быть предоставлены сотрудникам и по внутренним решениям работодателей предприятий.

Для настройки видов отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» необходимо будет правильно заполнить справочник «Виды отпусков», указав здесь тип отпуска, порядок его предоставления и зависимость от стажа или других ключевых условий.

Назначение права на отпуск в программе «1С:ЗУП»

Перед оформлением отпусков сотрудников необходимо будет зафиксировать в программе, кому и какой отпуск положен. Это можно сделать здесь несколькими способами:

• Индивидуально для сотрудника: при приёме на работу или же изменении условий можно указать право на отпуск прямо в кадровых документах сотрудника предприятия.

• Массово для всех работников: если отпуск является обязательным, то программа 1С автоматически присваивает его всем. Также здесь можно вручную назначить и право на отпуск по всем сотрудникам предприятия через специальную настройку вида отпуска.

• По должности (штатной позиции): для новых должностей можно заранее назначить тип отпуска. Это делается в программе на вкладке «Дополнительно» карточки позиции в штатном расписании. Однако же для тех сотрудников, которые уже заняты на данной должности, такая настройка в 1С не применяется автоматически.

• По условиям работы: для некоторых категорий сотрудников право на дополнительный отпуск рассчитывается исходя из особых территориальных признаков, которые заданы в карточке организации. В таких случаях право на отпуск в программе будет автоматически установлено.

Оформление отпуска в программе «1С:ЗУП»

Оформление отпуска в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» выполняется с помощью документов «Отпуск» и «Отпуск сотрудников». Процесс оформления включает несколько этапов:

• Настройка для графиков отпусков: определяет сроки длительности, а также еще и периоды предоставления отпусков (заполняется исходя из имеющихся остатков) для сотрудников предприятия.

• Назначение права на отпуск: фиксация права на отпуск для каждого сотрудника предприятия.

• Создание документации по отпускам: заполнение документов «Отпуск» или «Отпуск сотрудников» с указанием соответствующих дат начала и окончания отпуска (количество дней рассчитывается автоматически), вида отпуска и других ключевых параметров.

• Расчёт и выплата отпускных сумм: выполнение расчёта отпускных на основе среднего заработка сотрудника, а также подготовка всей документации для выплаты.

Если же нужно оформить отпуска сразу и по нескольким сотрудникам предприятия, то тогда в программе 1С и используется документ «Отпуск сотрудников» из раздела «Кадры». Заполнение такого документа производится с помощью специальных кнопок «Подбор» или «Добавить». При необходимости здесь можно также еще проставить и отметки об освобождении ставки, выплате материальной помощи или же компенсации за отпуск.

После заполнения в программе 1С можно будет распечатать: «Приказ Т-6а» (общий по всем сотрудникам), а также «Личные приказы Т-6» (уже на каждого сотрудника отдельно). Затем здесь создаются индивидуальные документы «Отпуск» по каждому сотруднику предприятия — либо автоматически по ссылке «Оформить отпуска», либо же вручную через колонку «Учёт отсутствия». После проведения всей документации статус поменяется на «Отпуск учтён» — это и подтверждает, что отпуск был оформлен корректно.

Расчёт и выплата отпускных в программе «1С:ЗУП»

В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» расчёт отпускных выполняется с помощью документа «Отпуск», который можно здесь создать на основании графика отпусков или же вручную. Данный документ одновременно фиксирует тут отпуск в учёте, а также еще и выполняет расчёт всех отпускных выплат. Этот документ находится в разделе «Зарплата – Отпуска». С его помощью можно: указать все необходимые параметры отпуска, выполнить расчёт итоговой суммы отпускных, подготовить печатные формы приказов на отпуск. При расчёте отпускных программа 1С учитывает: начисления за последние 12 календарных месяцев, отработанные дни в расчётных периодах, а также и корректировки (но если они все были внесены здесь вручную).

Для просмотра или же изменения необходимых данных в программе 1С используется кнопка с изображением зелёного карандаша — именно она открывает калькулятор среднего заработка сотрудника. В нём можно: просмотреть все суммы доходов по месяцам, увидеть количество дней, которые были учтены, а также еще и изменить расчётный период вручную (если он отличается от стандартного) и исключить неучитываемые выплаты. Если организация применяет нестандартный расчётный период (отличный от последних 12 месяцев), то тогда его можно будет задать непосредственно в виде начисления на вкладке «Основное». Тогда в дальнейшем здесь и не будет необходимости менять его вручную при каждом оформлении отпуска сотрудника предприятия.

Все данные, которые были использованы для расчёта, можно просмотреть здесь в печатной форме приказа Т-6, который и формируется из документа «Отпуск». В нём отражаются: сведения о расчётном периоде, месяцы, которые уже были использованы, а также еще и все доходы за каждый месяц, количество дней для расчёта, средний заработок.

Отпуск в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» рассматривается как облагаемый доход сотрудника, и при его выплате здесь удерживается НДФЛ по стандартным правилам. Если же сотрудник имеет право на налоговые вычеты, то тогда они применяются и к отпускным. В случае если с начала года его доход превысит порог, программа 1С автоматически применит повышенную ставку налога.

Заключение

Программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» является очень мощным инструментом для учета отпускных выплат на предприятиях. Но оно позволяет не только вести учёт, но также еще и оптимизировать различные ключевые процессы начисления заработной платы сотрудников, подготовки отчётности и управления персоналом. Правильная настройка и использование данной программы 1C помогает всем предприятиям сократить трудозатраты и повысить эффективность работы кадровой службы.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем вашей организации эффективно настроить и использовать этот инструмент для автоматизации процессов, связанных с расчётом заработной платы, учётом рабочего времени, кадровым учётом и управлением персоналом.