Интеграция «1С:Документооборота» с другими программами 1С

Программа «1С:Документооборот» предназначена для автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами компаний любого масштаба. Одна из ключевых особенностей – легкая интеграция с другими конфигурациями на «1С:Предприятии 8». Эта статья посвящена различным аспектам интеграции «1С:Документооборота» с программными решениями 1С.

С какими программами интегрируется «1С:Документооборот»

Программу «1С:Документооборот» можно объединить с такими популярными системами, как «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:ERP. Управление холдингом.» Благодаря этому становится возможным организовать эффективный обмен информацией внутри организации, повысить качество обработки документации и снизить риски ошибок.

Какие есть механизмы интеграции «1С:Документооборота»

Для интеграции с различными программными решениями на платформе «1С:Предприятие 8», а также еще информационными базами данных в 1С предусмотрено девять универсальных для этого механизмов:

·       Веб-сервисы – способ, обеспечивающий полный доступ к информации и функциональностям удалённых приложений посредством стандартных протоколов SOAP/WSDL;

·       RESTful API - более упрощённый способ взаимодействия между сервисами через протокол HTTP, который поддерживает запросы: GET, POST, PUT и DELETE;

·       HTTP – механизм передачи всей необходимой информации в форматах JSON, а также еще и XML, которая происходит непосредственно через стандартный сетевой протокол;

·       COM – специальная технология, которая позволяет обращаться к объектам на стороне сервера и получать все необходимые данные через компоненты ActiveX;

·       Внешние источники данных – механизм с поддержкой SQL-запросов, а также еще и работы с реляционными базами данных уже от сторонних производителей;

·       XML - обмен структурированными данными в стандартизированном формате, который широко применяется для передачи очень больших объемов информации;

·       E-mail – специальный механизм для отправки уведомлений, электронной документации, а также еще всех необходимых запросов по электронной почте, который используется для оперативного уведомления пользователей и партнеров;

·       FTP – способ с файловыми серверами, который подходит для оперативной загрузки, а также еще и скачивания всей необходимой документации и файлов.

·       Обмен данными – специальный инструмент для двусторонней синхронизации всех необходимых данных между разными информационными базами предприятия.

Данные механизмы интеграции предоставляют пользователям программных решений от 1С очень широкие возможности для реализации задач практически любой сложности.

Кроме базовых методов интеграции, которые были перечислены ниже, также предусмотрен и ряд заранее подготовленных инструментов, которые облегчают процесс настройки связи между «1С:Документооборотом» и другими конфигурациями:

·       Загрузка всех необходимых файлов: простое решение для импорта и экспорта произвольных файлов, включая также еще сканы документации и прочие файлы;

·       Готовые правила обмена: набор из специальных шаблонов для автоматического переноса данных, который обеспечивает оперативное внедрение;

·       Готовые планы обмена: предустановленные сценарии для обмена справочными данными и документацией между несколькими информационными базами данных;

·       Библиотека интеграции с документооборотом (БИД): специальный комплект библиотек, который предназначен для более глубокой интеграции всех внутренних процессов с функционалом программного решения «1С:Документооборот 8»;

·       Система внешнего документооборота (СВД): уже готовое решение для построения внешнего электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами предприятия;

·       Электронный документооборот (ЭДО): поддержка юридически значимого электронного документооборота со всеми партнерами и клиентами предприятия;

·       Универсальный обмен данными в формате XML: универсальное средство для синхронного обмена всеми необходимыми данными в общепринятых форматах.

Использование данных инструментов значительно сокращает сроки внедрения и снижает затраты на доработку типовых программных решений для закрытия всех потребностей предприятия.

В чем заключается применение интеграции «1С:Документооборота»

Здесь мы рассмотрим некоторые конкретные практические примеры интеграции программы «1С:Документооборот 8» с другими решениями на платформе «1С:предприятие 8».

Работа с данными «1С:Документооборота 8» из интерфейса другой конфигурации. При запуске совсем другого программного решения на «1С:Предприятии 8» все равно можно взаимодействовать со всеми данными «1С:Документооборота 8», минуя при этом необходимость переключения между окнами разных приложений.

Приведем пример: сотрудник отдела продаж, который работает в программе «1С:Управление торговлей 11», сможет прямо из своего рабочего окна создать новый договор и отправить его на утверждение руководству, которое находится совсем в другом подразделении предприятия и ведут свою работу уже в программе «1С:Документооборот 8». А после того как этот договор будет утвержден, вся необходимая информация автоматически попадёт обратно прямо в программное решение «1С:Управление торговлей 11», исключив при этом рутинное дублирование действий, а также еще ускоряя процессы принятия управленческих и обоснованных решений.

Регистрация первичных бухгалтерских документов. Одной же из самых важнейших возможностей данной интеграции здесь является регистрация первичной бухгалтерской документации («первички») в программе «1С:Документооборот 8».

Приведем пример: сотрудники предприятия получают счета-фактуры, накладные или же договоры. Вся такая документация сначала регистрируется в программном решении «1С:Документооборот», после чего передается уже в бухгалтерские программы вроде «1С:Бухгалтерии 8». Данная схема помогает пользователям избежать различных ошибок, а также еще повышает прозрачность ключевых операций, поскольку каждая транзакция будет здесь обладать своей историей движения и надежно хранить все привязанные электронные копии оригиналов документации.

Автоматическая синхронизация данных. Для поддержки актуальной информации сразу в нескольких конфигурациях здесь предусмотрена автоматическая синхронизация данных. Такой механизм особенно будет полезен для крупных предприятий, которые работают с большим количеством филиалов или подразделений. Автоматический обмен всей необходимой информацией между центральным офисом и его филиалами позволяет устранить риски возникновения расхождений в документации, а также существенно ускоряет обработку заказов и счетов.

Приведем пример: при обновлении справочников товаров в головной организации такая информация мгновенно попадает во все филиалы предприятия благодаря специальному механизму планов обмена. Таким вот образом, специалисты отделов закупок могут сразу видеть всю новую продукцию, ее стоимость, а также характеристики товаров, уменьшая при этом количество ошибок и повышая эффективность поставок.

Какие есть преимущества бесшовной интеграции «1С:Документооборота»

Подключение и настройка бесшовной интеграции между программными решениями от 1С и «1С:Документооборотом» открывает их пользователям целый спектр преимуществ:

·       повышение производительности сотрудников предприятия за счёт сокращения временных затрат на выполнение повторяющихся и рутинных задач;

·       увеличение точности ведения учёта в программах 1С путём исключения из процесса человеческого фактора при передаче всех необходимых данных вручную;

·       улучшение качества принимаемых управленческих решений благодаря оперативной доступности к полной информации обо всех процессах и событиях;

·       упрощение администрирования инфраструктуры предприятия путем централизованного управления правами доступа, а также ролями пользователей;

·       обеспечение совместимости программного комплекса и информационной архитектуры предприятия независимо от уровней их технологической зрелости.

Таким вот образом, бесшовная интеграция программных решений от 1С и способствует оптимизации различных ключевых рабочих процессов, снижению по всем издержкам, а также еще и повышению общей эффективности всего предприятия.

Заключение

Интеграция «1С:Документооборота» с другими решениями «1С:Предприятия» демонстрирует гибкость и масштабируемость продуктов, позволяющих управлять документами и повышать продуктивность. Использование предложенных методик и инструментов, позволит компаниям разного масштаба построить удобную, надёжную инфраструктуру документооборота, сократить операционные расходы и увеличить производительность. Это позволит сделать переход на новые технологии быстрым и безболезненным, обеспечивая стабильную поддержку ИТ-инфраструктур компаний.

Мы предлагаем услуги по внедрению, интеграции «1С:Документооборота». Помогаем оптимизировать процесс, сократить время согласования и подписания документов, а еще повысить уровень безопасности и контроля. Наши специалисты имеют большой опыт работ с «1С:Документооборотом» и предлагают индивидуальные решения, учитывая специфику, потребности. Мы обеспечиваем сопровождение: от анализа до обучения сотрудников.