Как создавать и отслеживать задачи в «1С:Документообороте»

«1С:Документооборот» — это система, которая позволяет автоматизировать различные рабочие процессы, которые связаны с созданием, согласованием, исполнением и контролем задач.

В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим, как же создавать задачи в программном решении «1С:Документооборот», отслеживать их выполнение и анализировать результаты.

Задачи как часть бизнес-процессов

Задачи в программе «1С:Документооборот» – это не просто какой-то список поручений, а самые настоящие ключевые элементы бизнес-процессов. Они встроены в общую схему работы системы, обеспечивая при этом автоматизацию и контроль выполнения. Вместо ручной отправки файлов каждому сотруднику пр6едприятия, система 1С автоматически создаёт задачи для всех участников, обеспечивая их движение по маршруту от одного этапа к другому.

Программа «1С:Документооборот» предлагает набор типовых задач, которые покрывают большинство рабочих сценариев. Каждый тип задачи выполняет свою чётко определённую функцию и создан для конкретного сценария, что делает работу удобной и прозрачной.

• «Согласование»: для подтверждения, замечаний от одного нескольких сотрудников.

• «Исполнение»: выдача поручений с указанием сроков, исполнителей и возможностью проверки результата.

• «Рассмотрение»: изучение документов с последующим оставлением резолюции.

• «Ознакомление»: оповещение сотрудников о новых документах или решениях.

• «Регистрация»: фиксация входящих, исходящих, внутренних документов в системе.

• «Утверждение»: точка, после которой документ получает юридическую силу.

• «Приглашение»: организация встреч, мероприятий или совещаний.

• «Комплексный процесс»: переплетение задач, образующих сеть действий.

Создание новой задачи в «1С:Документообороте»

Создание новой задачи в программном решении «1С:Документооборот» — это простой и интуитивно понятный процесс. Чтобы создать здесь новую задачу, выполните следующие шаги. Откройте раздел «Совместная работа». На вкладке «Задачи от меня» нажмите на кнопку «Создать», а также еще и определите цель задачи. Выберите тип задачи: это может быть согласование, исполнение, рассмотрение и так далее (о типах мы писал выше).

Далее заполните все необходимые детали: название задачи, описание (можно указать дополнительные требования, чтобы исключить недопонимания), исполнитель (это может быть один человек, группа сотрудников или же роль), сроки (укажите дедлайн: общий для всех или индивидуальный для каждого исполнителя). Настройте контроль и проверку. Если вы хотите лично проверить итоговый результат, то тогда укажите себя как проверяющего. Нажмите на кнопку «Стартовать и закрыть», и задача сразу отправится исполнителю.

Шаблоны задач в «1С:Документообороте»

Если в вашем предприятии есть какие-либо процессы, которые повторяются, то тогда использование шаблонов — это отличный способ сэкономить себе время и нервы. Администратор системы может настроить специальные шаблоны, которые автоматически будут подставлять тип задачи, порядок действий,3 а также еще даже список исполнителей.

Так в программе «1С:Документооборот» процесс постановки задач и может превратиться из хаоса в чётко выстроенную систему с помощью шаблонов. Они добавляют скорости, а понятный интерфейс делает управление задачами доступным даже для новых сотрудников.

Варианты маршрутизации задач в «1С:Документообороте»

Одна из главных особенностей программного решения «1С:Документооборот» — это гибкость в настройке маршрутов задач. Данная система позволяет выбрать, как именно двигаться процессу: последовательно, параллельно или же смешанно.

О самой настройке маршрутизации в «1С:Документообороте» мы подробно рассказывали ранее в нашей статье: Настройка маршрутов согласования документов в «1С:Документообороте».

Контроль задач и исполнительской дисциплины

В программе «1С:Документооборот» инструменты контроля встроены прямо в систему, и они не только помогают руководителям держать всё под контролем, но и дисциплинируют сотрудников.

Для сотрудников: вкладка «Задачи мне». Это личный штаб каждого сотрудника предприятия. Здесь собрано всё, что ему необходимо сделать: от мелких поручений и до глобальных задач. Так сотрудник никогда не забудет, что от него требуется, потому что система сама ему обо всем напомнит.

Что удобно? Задачи здесь группируются по срокам: новые, текущие и просроченные. Красный цвет сразу выделяет те задачи, которые сотрудник вот-вот забудет выполнить. Детали каждой задачи показываются сразу — нет необходимости открывать карточку, чтобы понять, что делать. Сотрудник может не только выполнять задачи, но и задавать уточняющие вопросы, перенаправлять их коллегам (если это разрешено) или же запросить перенос сроков. Это удобно, когда появляются непредвиденные обстоятельства.

Для руководителей: вкладка «Задачи отдела». Данная вкладка — это полезный инструмент, который и делает жизнь любого руководителя проще. С ним нет необходимости гадать, чем же таким заняты сотрудники предприятия и кто тормозит работу.

Здесь можно увидеть: список всех задач отдела (включая те, которые были назначены ролям), состояние задач (выполнено, просрочено или же пока в процессе), оперативный поиск задач (по авторам, проектам или состояниям). Одна из ключевых функций вкладки — это возможность вмешиваться в сам процесс. Руководитель может перенаправить задачу, изменить сроки или даже приостановить её, если она уже потеряла свою актуальность.

Исполнение поручений в «1С:Документообороте»

Выдача поручений в программном решении «1С:Документооборот» прозрачна на каждом этапе — от постановки задачи до проверки её выполнения.

Назначение ответственных и распределение ролей. При создании задачи можно здесь назначить конкретных исполнителей, группу исполнителей или же роль. Также здесь можно выбрать ответственного исполнителя, который завершает задачу последним.

Проверка результатов. После выполнения задачи дело переходит к проверяющему. Проверяющий решает, всё ли сделано правильно, или же тут требуется доработка. Если всё хорошо, проверяющий завершает задачу кнопкой «Проверено». Но если есть замечания, проверяющий добавляет комментарий и возвращает такую задачу исполнителю.

Заключение

Программное решение «1С:Документооборот» — это не просто инструмент для автоматизации процессов, это реальный помощник, который становится частью ежедневной работы каждого сотрудника. Данная система упрощает жизнь, делая её проще и удобнее, позволяя сосредоточиться на задачах, а не на их поиске, а также контроле.

Мы предлагаем услуги по внедрению и настройке решения «1С:Документооборот». Помогаем оптимизировать процессы, сократить время на согласование и подписание документов, а также повысить уровень безопасности и контроля над документооборотом. Наши специалисты имеют большой опыт работы с «1С:Документооборотом» и готовы предложить индивидуальные решения, учитывая специфику и потребности компании. Мы обеспечиваем сопровождение проекта: от анализа процессов до обучения сотрудников.

Выбирая нашу компанию, вы получаете надёжного партнёра, который поможет вам перейти на электронный документооборот и улучшить эффективность работы компании.