Как вести делопроизводство в «1С:Документообороте»

В современном бизнесе эффективная организация делопроизводства играет ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы любого предприятия. Одним же из эффективных инструментов, которые позволяют автоматизировать, а также еще и оптимизировать процессы документооборота, здесь является программное решение «1С:Документооборот». В нашей новой статье мы подробно рассмотрим, как же эффективно использовать данную систему документооборота для управления делопроизводством.

Что такое делопроизводство и документооборот?

Делопроизводство — это комплекс мероприятий, которые направлены на обеспечение документационного сопровождения управленческих процессов в организации. Оно включает в себя документирование (создание документации), документооборот (движение документации), а также еще и архивацию и сохранение всех необходимых документов.

Документооборот же в свою очередь представляет собой уже организацию движения документации с момента ее создания или же получения и прямо до завершения исполнения, отправки адресатам, а также еще и направления в архив. Так в бизнесе и различают три основных потока документации на предприятии: входящий, исходящий и внутренний.

«1С:Документооборот» — решение для автоматизации делопроизводства

Программное решение «1С:Документооборот» разработано на основе технологической платформы «1С:Предприятие» и позволяет всем своим пользователям автоматизировать ключевые процессы документооборота предприятия в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями ГОСТ и общими традициями делопроизводства.

Типы и виды документов в «1С:Документообороте»

В программном решении «1С:Документооборот» вся документация разделена на внутреннюю, входящую и исходящую. Доступ к документам здесь можно получить через меню «Документы и файлы».

Входящие документы проходят здесь целых три этапа. Это: внесение в базу, рассмотрение уполномоченным лицом, а также еще и передача на исполнение. Вся необходимая информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале.

Исходящие документы могут создаваться инициативно или же в ответ на входящую документацию. Они также отображаются здесь в специальном журнале. Исходящие документы могут быть утверждены и согласованы, после чего им присваивается регистрационный номер.

Внутренние документы включают в себя организационно-распорядительные, официальные информативно-справочные документы, служебные записки и другие. Они проходят этапы согласования и утверждения, после чего направляются к секретарю фирмы для регистрации и присвоения номера.

Вид документа в программе «1С:Документооборот» определяет срок исполнения, маршрут обработки, а также еще и правила присвоения номера при регистрации. Программа 1С автоматически ведёт списки всех входящих, исходящих и внутренних документов.

Ведение делопроизводства в «1С:Документообороте»

Правила присвоения регистрационного номера. Регистрационный номер документа в программном решении «1С:Документооборот» может быть присвоен в зависимости от внутреннего распорядка, даты документа, а также еще и подразделения, к которому он относится, и корреспондента (для входящей и исходящей документации). Также здесь еще можно создавать и отдельные специальнее нумераторы для определённого вида документа.

Учётная-регистрационная карточка (УРК). Учётная-регистрационная карточка создаётся программой «1С:Документооборот» автоматически уже после внесения нового документа в базу. Пользователь может самостоятельно настроить список полей и отправить карточку на печать.

Использование дополнительных параметров. Для каждого типа и вида входящих документов в программе «1С:Документооборот» можно настроить учёт по дополнительным параметрам (реквизитам и сведениям). Права доступа для такой настройки есть у администратора и пользователя, ответственного за нормативно-справочную информацию (НСИ). Например, документ можно отметить как актуальный или неактуальный.

Преимущества использования «1С:Документооборот»

Использование программного решения «1С:Документооборот» позволяет упростить учёт и хранение всей необходимой документации, ускорить процессы обработки и исполнения документов, настроить гибкие правила присвоения регистрационного номера, а также еще и вести учёт документов по дополнительным параметрам. Это значительно повышает эффективность делопроизводства и способствует более эффективному управлению компанией.

Таким образом, программа «1С:Документооборот» и представляет собой мощный инструмент для автоматизации делопроизводства на предприятии, который помогает оптимизировать процессы документооборота и обеспечить более эффективное управление организацией.

О внедрении программы «1С:Документооборот»

Внедрение системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8» может стать ключевым фактором для повышения эффективности работы компании. Автоматизация документооборота не только упрощает управление документами, но и способствует улучшению коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, что в конечном итоге приводит к повышению общей продуктивности и успеху бизнеса.

Наша компания предлагает услуги по внедрению и настройке системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8». Мы помогаем организациям оптимизировать рабочие процессы, сократить время на согласование и подписание документов, а также повысить уровень безопасности и контроля над документооборотом.

Наши специалисты имеют большой опыт работы с «1С:Документооборот 8» и готовы предложить индивидуальные решения, учитывая специфику и потребности вашей компании. Мы обеспечиваем полное сопровождение проекта: от анализа текущих бизнес-процессов до обучения сотрудников и технической поддержки после внедрения системы.

Выбирая нашу компанию, вы получаете надёжного партнёра, который поможет вам перейти на электронный документооборот и улучшить эффективность работы вашей организации.