Настройка маршрутов согласования документов в «1С:Документообороте»

«1С:Документооборот» — это универсальная программная система, которая позволяет автоматизировать все ключевые процессы согласования документации на предприятии. Данное решение от 1С подходит для компаний из разных отраслей и помогает оптимизировать работу с документацией, а также сделать её более эффективной и прозрачной.

Согласование документа — это процесс предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности решений, их соответствия законодательству и внутренним регламентам предприятия. В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим, как настроить маршруты согласования документов в программе «1С:Документооборот».

Основные понятия

Перед тем как приступить к настройке маршрутов согласования в программном решении, «1С:Документооборот» необходимо будет также еще и разобраться в следующих основных понятиях:

• «Маршрут согласования» — это путь, по которому документация проходит от создания до ее окончательного согласования. Данный маршрут может быть как простым (все участники могут работать с документом одновременно) так и сложным (поэтапное согласование с возможностью возврата на предыдущие этапы).

• «Согласующие лица» — это сотрудники, которые участвуют в согласовании документации. Они могут быть указаны по именам или же своим ролям пользователя.

• «Срок согласования» — это время, которое даётся каждому согласующему лицу на рассмотрение той или иной документации. Сроки могут быть установлены здесь как индивидуально для каждого сотрудника, а также еще и один общий уже для всех.

• «Решение согласующего лица» — это итоговый результат рассмотрения документации. Рассмотрение тут может быть положительным («Согласовано» или же «Согласовано с замечаниями»), а также еще отрицательным («Не согласовано»).

В программном решении «1С:Документооборот» согласование документации может быть настроено для различных типов документов, таких как договоры, служебные записки, приказы и т. д.

Преимущества электронного согласования в «1С:Документообороте»

Электронное согласование документации в программном решении «1С:Документооборот» имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным согласованием. Это:

• Скорость и доступность: электронное рассмотрение позволяет значительно ускорить все ключевые процессы согласования, так как вся документация может быть отправлена сразу нескольким сотрудникам предприятия (и подразделений) одновременно.

• Отслеживаемость и контроль: программный продукт «1С:Документооборот» позволяет полностью отслеживать ход согласования документации в режиме реального времени.

• Уведомления и напоминания: программа также еще автоматически уведомляет и напоминает всем нужным сотрудникам о необходимости согласования той или иной документации.

• Безопасность и защита: вся электронная документация предприятия хорошо защищена от несанкционированного доступа, а также еще и несогласованных изменений.

Порядок согласования документов в «1С:Документообороте»

В программном решении «1С:Документооборот» модуль «Согласование» и является специальным инструментом для рассмотрения документации. Если кратко: пользователь 1С определяет необходимый список по всем сотрудникам для согласования документа, который он создал, и запускает сам процесс согласования.

Как мы писали выше, в программе «1С:Документооборот» существует два основных вида согласования документов. В простом согласовании документы доступны для работы сразу всем сотрудникам одновременно из списка, который был задан ранее. А уже в сложном согласовании поэтапно первоначальный вариант документа, обрастая необходимыми правками и изменяясь, переходит к одному или же сразу нескольким согласующим. При таком сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке.

Ход работы всегда можно увидеть в самой карточке документа, кликнув по ссылке «Процессы». Уже после окончания рассмотрения всеми сотрудниками программа 1С подаст специальный сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Там и будет видно итоговое решение каждого из участников, а также еще и их комментарии.

Настройка согласования документов в «1С:Документообороте»

Настройка группы доступа. Первый шаг в настройке маршрутов согласования в программном решении «1С:Документооборот» — это создание группы доступа для всех пользователей, которые и будут участвовать в процедурах согласования документа. Для этого необходимо будет выполнить следующие действия. Зайдите в настройки программы и выберите раздел «НСИ и администрирование».

В папке «Администрирование» кликните на «Настройки пользователей и прав». Создайте новую группу доступа и добавьте в неё всех необходимых участников для процесса согласования документа. Далее назначьте роль «Согласование (настройка)» для всех тех пользователей, которые будут настраивать функционал согласования. Для остальных участников данного процесса необходимо выбрать роль — «Согласование (использование)».

Настройка модуля согласования. После создания группы доступа можно будет приступать и к настройке самого модуля согласования документации в программе «1С:Документооборот». Для этого необходимо: определить список всех сотрудников, которые будут участвовать в согласовании созданных документов, выбрать тип маршрута согласования (простой или же сложный), а также настроить все нужные параметры согласования (срок, решения и т. д.). В конце нужно будет сохранить все принятые настройки.

Настройка программной связи документов. Типовой функционал программного решения «1С:Документооборот» способен также отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений здесь можно автоматизировать. Для этого и классифицируют типы связей при обработке документации:

• Автоматическая или ручная связь: в ручном режиме программа «1С:Документооборот» зафиксирует время добавления и имя того сотрудника, который и внес связь во внутреннюю, входящую или же исходящую карточку документа.

• Единичная или множественная связь: единичная связь используется в программе при обработке одного документа, а множественная связь может быть задействована здесь сразу в нескольких разных документах.

• Имеющая обратную связь или нет: при наличии обратной связи программа автоматически выстраивает связь с настройками от источника к преемнику, которые были заданы.

Все виды перечисленных выше связей документов задаются здесь при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделах программы — «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно с помощью регистра «Настройка связей» ко всем необходимым элементам сведений документов.

Настройка маршрутов согласования. Одним из основных инструментов согласования являются и заблаговременно настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документацией идёт от ее старта и до финиша. Для настройки маршрутов согласования в программном решении «1С:Документооборот» необходимо будет сначала определить последовательность этапов согласования. Далее надо назначить всех ответственных лиц для каждого этапа. Не стоит забывать и установить сроки согласования для каждого из них. В конце настройте условия перехода между этапами (например, положительное решение согласующего лица).

Настройка шаблонов согласований. Для упрощения настройки маршрутов согласования можно также использовать и удобные шаблоны. Они позволяют заранее определить все условия маршрутизации и список необходимых сотрудников для определённого вида документов. Такие настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т. п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

Обзор процессов согласования документов в «1С:Документообороте»

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные маршруты, по которым процесс совместной работы над документом идёт от старта до финиша. Разберем их подробнее.

Ход согласования документов. По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды. Отслеживать запущенные процессы будет удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, а также еще вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение. Начало согласования инициируется программой автоматически или же запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может здесь рассмотреть задачу тремя способами: направить на ознакомление (указав список лиц и сроки), лично указать исполнителей (направив им задание со сроками исполнения), а также внести текстовую резолюцию (вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям). Принятая резолюция отразится в карточке документа, который получает статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно будет выбрать из шаблонов.

Согласование. Исходящие или внутренние документы, файлы, а также и другие задачи, которые требуют согласования  с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определённому маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или же один общий. Решение каждого участника может быть положительным («Согласовано» или «Согласовано с замечаниями») или отрицательным («Не согласовано»). В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл его согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле согласования сохраняются в программе.

Контроль процессов согласования документов в «1С:Документообороте»

Программное решение «1С:Документооборот» позволяет контролировать передачу документации внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации. Согласования систематизируются по спискам документов, затраченному времени, статистике циклов, а также и итоговым результатам. С помощью специальных отчётов здесь можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учёта отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника и сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Анализ и мониторинг согласований документов в «1С:Документообороте»

Автоматическая служба программного решения «1С:Документооборот» отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них: число всех циклов, количество просроченных задач, время просрочки, средние трудозатраты. Здесвь также можно будет установить пороговое значение роста или же снижения показателей согласования. Программа информирует пользователей о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчёты помогают обнаружить документы, которые были забыты, а также еще и показывают по ним количество дней бездействия. Статистика итоговых результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчёты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Настройка маршрутов согласования документов в «1С:Документообороте» позволяет оптимизировать процесс, учитывая специфику работы организации. Внедрение системы может стать ключевым фактором для повышения эффективности. Автоматизация документооборота не только упрощает управление документами, но и способствует улучшению коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, что приводит к повышению продуктивности и успеху бизнеса.

Мы предлагаем услуги по внедрению и настройке решения «1С:Документооборот». Помогаем оптимизировать процессы, сократить время на согласование и подписание документов, а также повысить уровень безопасности и контроля над документооборотом. Наши специалисты имеют большой опыт работы с «1С:Документооборотом» и готовы предложить индивидуальные решения, учитывая специфику и потребности компании. Мы обеспечиваем сопровождение проекта: от анализа процессов до обучения сотрудников.

Выбирая нашу компанию, вы получаете надёжного партнёра, который поможет вам перейти на электронный документооборот и улучшить эффективность работы компании.