Настройка прав доступа в «1С:Документообороте»

«1С:Документооборот» (1С:ДО) - система управления документами для организации удобного и безопасного обмена данными внутри компании. Ключевая особенность - настройка прав доступа к объектам базы. Рассмотрим, как проводится настройка и какие функции предоставляются администраторам и пользователям для контроля.

Что такое права доступа?

Права доступа в 1С:ДО - совокупность вышеуказанных механизмов. Они определяют, как работники могут взаимодействовать с данными систем. Права устанавливает администратор («Настройка и администрирование» - команда «Права доступа»).

Основные механизмы управления доступом в 1С:ДО 

Полномочия - готовые наборы ролей, наделяющие пользователей уровнями доступа. Это основа следующих настроек, обеспечивающая простоту управления работниками больших компаний. Выделим следующие полномочия:

·       администратор: обладает полным доступом к любому типу данных и функциям;

·       делопроизводители: отвечают за обработку входящих/исходящих документов, добавление и изменение данных об их хранении;

·       ответственные за категоризацию/НСИ: управляют классификациями документов/занимаются ведением справочников и рег. процедур;

·       ответственный за ЭДО: управляет обменом электронными документами;

·       пользователи: основная роль для большинства работников, включающая стандартные операции;

·       Руководители подразделений/проектов: получают доступ к задачам, отчетам и учету времени работников/контролируют проект, где указаны руководителями.

Полномочия могут быть присвоены пользователям, подразделениям или рабочим группам. Для анализа настроек используется отчет «Настройки доступа пользователей», отображающий привязанные к пользователям полномочия и роли. Кроме предустановленных полномочий, есть возможность создавать собственные наборы прав: включает установку/снятие флагов в разделе разрешенных действий.

Политики доступа определяют ограничения относительно типов документов и операций, которые можно делать. Есть категории политик: общие разрешения (для быстрой массовой настройки), спец. разрешения (для детализации прав отдельных пользователей и конкретных видов документов). Общие - назначение доступа по компаниям, видам документов, вопросам деятельности и др.

Работает это так: если есть спец. разрешения, они приоритетнее общих. Общими определяется доступ к объекту, если у пользователя/подразделения есть доступ к срезам данных. Есть локальные администраторы со статусом, позволяющим игнорировать правила рабочих групп и настройки. Это полезно, когда руководителю нужен доступ к определенной области не зависимо от общей конфигурации прав.

Права на папки. Помимо политик доступа, 1С позволяет регулировать доступ к данным настройкой прав на папки. Возможно назначение трех уровней: чтение (просмотр), редактирование (изменение содержания), регистрация (создание новых элементов). Важно: права папок накладываются поверх ограничений и действуют на основании схемы: любое действие требует мин. уровня общего разрешения («Разрешено»).

Если есть и разрешительные, и запрещающие права, действует приоритет запретов. Ячейка «Не назначено» не учитывается при вычислении прав. Так, папка может иметь свою конфигурацию прав, причем работники могут принадлежать к нескольким группам с разными настройками: сумма настроек определяет конечный доступ.

Рабочие группы - настройка прав для адаптации доступа к конкретным документам и видам работ. Каждому можно назначить рабочую группу из выбранных сотрудников. Участники получают доступ, минуя обычные ограничения. Есть ручная настройка состава и формирование путем добавления работников, участвующих в процессах, связанных с документом. В 1С есть проверка соответствия групп общим правилам доступа, предотвращающую случайное предоставление избыточных привилегий.

Проверка правильности настроек прав доступа в 1С:ДО

Чтобы убедиться, что права были верно распределены, используйте команду «Права доступа» в разделе «Ещё». Она показывает назначенные права на объект. Полезно проводить аудит полномочий и обновлять их при изменении орг. структуры.

Практические рекомендации по настройке прав доступа:

·       используйте отделы и рабочие группы: создавайте политики доступа на уровне подразделений и групп, чтобы избежать хаоса при масштабировании (при перемещениях сотрудников права обновятся автоматически);

·       избегайте дублей: перед созданием полномочий убедитесь, что функции не хватает существующему набору (используйте сочетание настроек);

·       проверьте права на папки: контролируйте права на папочном уровне (если используете ограничения по типам документов);

·       отключите ненужное: включенные разделы разрешений увеличивают сложность поддержки (убедитесь, что каждый элемент необходим);

·       делайте копии: создавайте бэкап базы, чтобы минимизировать риск потери;

·       тестируйте изменения: после изменений проверьте поведение системы (особенно если речь идет о критичных изменениях в правах доступа).

Заключение

Гибкость механизма прав доступа в «1С:Документообороте» дает администраторам возможности контроля доступа работников к разным категориям данных. Благодаря этому повышается эффективность работы персонала и обеспечивается сохранность корп. ресурсов. Настройка позволит избежать несанкционированного доступа и повысит управляемость системой.

Мы предлагаем услуги по внедрению и настройке «1С:Документооборота». Помогаем оптимизировать процесс, сократить время на согласование/подписание документов, повысить уровень безопасности и контроля. Наши специалисты имеют большой опыт работы с 1С:ДО и готовы предложить решения, учитывая специфику и потребности. Мы обеспечиваем сопровождение проекта: от анализа процессов до обучения.