Особенности внедрения «1С:Документооборота» в организации

«1С:Документооборот» - высокоэффективная система управления документами, деловыми процессами и проектами, позволяющая оптимизировать внутренние рабочие процессы (построена на «1С:Предприятии»).

Программа обеспечивает надежное хранение, систематизированную обработку корп. Документов и позволяет уйти от бумажного документооборота. В этом обзоре мы расскажем про особенности внедрения решения «1С:Документооборот».

Преимущества внедрения программы «1С:Документооборот»

Уход от бумажных документов. Переход на ЭДО позволяет отказаться от работы с бумагой, исключив необходимость печати, сканирования и доставки документов традиционным способом. Мера способствует снижению расходов на канцелярию, транспортировку и архивирование документов, повышая экологичность бизнеса.

Эффективное управление бизнесом. Система обеспечивает полный цикл работы с документами от регистрации до исполнения распоряжений. Возможность быстро анализировать исполнение задач сотрудниками повышает качество управленческих решений, снижая временные издержки на согласование и утверждение документов.

Автоматизация бизнес-процессов. Интеграция с системами на «1С:Предприятии» упрощает реализацию сложных процессов. Односторонняя интеграция с другими решениями расширяет возможности компании по взаимодействию с различными платформами, минимизируя расходы на разработку кастомных решений.

Контроль над исполнениями. Внедрение системы решает одну ключевую проблему - отсутствие эффективного контроля заданий. «1С:Документооборот» предоставляет инструмент мониторинга проектов и документов, что помогает руководителю видеть реальную картину дел в подразделениях и быстро реагировать на проблемы.

Цели внедрения программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот» позволяет добиться повышения эффективности работы всей компании, делая ее более конкурентоспособной и готовой к новым требованиям рынка. Основные цели внедрения системы включают:

·       создание корп. электронного архива документов, который заменит бумажный;

·       формирование юридически значимых электронных документов;

·       отказ от внутреннего бумажного документооборота;

·       улучшение дисциплины работников путем прозрачного учета действий;

·       оптимизация обработки процессов, что ускоряет прохождение этапов согласования и утверждения документов.

Основные эффекты внедрения программы «1С:Документооборот»

Показатели внедрения говорят об улучшении производительности и эффективности. Пользователи выделяют ряд положительных эффектов после проекта:

·       упорядочивание внутренних процессов (+47%);

·       рост качества подготовленных документов и материалов (+30%);

·       увеличение скорости обработки документов в два раза;

·       сокращение количества потерь документов (-99%);

·       укрепление трудовой дисциплины среди сотрудников (+45%).

Типовое внедрение системы тоже обладает преимуществами, дающими возможность управлять ресурсами, быстро адаптировавшись к новому инструменту:

·       быстрый старт благодаря простоте установки и настройки модулей;

·       минимальные затраты на дополнительное развитие программного продукта;

·       быстрые результаты автоматизации уже в первый месяц проекта;

·       отличное соотношение цены и качества предлагаемого решения;

·       поэтапное введение функций, способствующее плавному переходу;

·       легкость обслуживания благодаря автоматической поддержке обновлений.

Кому необходимо внедрение программы «1С:Документооборот»

Для каждой категории работников внедрение системы приносит конкретные выгоды, повышающие эффективность/управляемость. Автоматизированный документооборот полезен следующим категориям:

·       руководители: получат возможность контролировать выполнения задач и проектов, повышать продуктивность и улучшать анализ итогов деятельности;

·       делопроизводители и секретари: ускорят обработку входящих и исходящих документов, снизят нагрузку на поиск, сократят число бумажных документов;

·       юристы: автоматизируют подготовку контрактов, отслеживание версий документов и своевременное получение уведомлений о судебных процессах;

·       бухгалтерия/фин. служба: ускорят согласования финансовых документов, улучшат контроль платежной дисциплины и снизят риск неверных операций;

·       отделы продаж/закупок: автоматизируют заключение сделок, ведение отчетов улучшат исполнение обязанностей и повысят эффективность работы отдела.

Этапы внедрения программы «1С:Документооборот»

Процесс внедрения 1С состоит из нескольких последовательных шагов. Каждый этап направлен на создание надежной и удобной инфраструктуры, облегчающей ежедневную деятельность сотрудников и руководителей. Разберем примерный план.

Обследование бизнес-процессов. Проводится изучение текущего состояния дел в компании в части документооборота: фиксируются ключевые роли сотрудников и схемы взаимодействия подразделений, а также анализируются информационные потоки. Формируется отчет с рекомендациями по оптимизации рабочих процессов по результатам обследования.

Проектирование системы. Создаются проекты ролей пользователей и маршруты согласования документов по структуре организации. Здесь определяются типы документов, которые используются в организации, разрабатываются и настраиваются шаблоны документов для облегчения ввода данных и сокращения ошибок.

Настройка системы. После организационной структуры выполняется настройка программы согласно разработанным проектам, устанавливаются правила прохождения и согласования документации, распределяются полномочия по каждому сотруднику организации и по необходимости интегрируются внешние сервисы.

Тестирование системы. Здесь обычно проводится два способа тестирования: ручное и нагрузочное. Данный этап внедрения позволяет проверить функциональные модули программы, рассмотреть их совместимость друг с другом и проанализировать работоспособность системы в реальных условиях перед запуском решения в эксплуатацию.

Запуск системы в эксплуатацию. В конце подготавливаются все необходимые инструкции и руководства по использованию, проводятся учебные мероприятия для сотрудников и осуществляется мониторинг первых месяцев работы системы «1С:Документооборот». Так проект внедрения переходит в процесс дальнейшего сопровождения.

Проблемы внедрения программы «1С:Документооборот» и пути их преодоления

При внедрении системы возможны трудности, связанные с сопротивлением сотрудников изменениям, необходимостью выделения ресурсов на поддержку проекта и отсутствием инструкций по оформлению документов. Среди наиболее распространенных проблем:

·       нежелание сотрудников осваивать новые технологии. Решается путем тщательной подготовки работников и постепенного введения изменений;

·       затраты на инфраструктуру. Рекомендуется привлекать консультантов, чтобы оценить потребности компании и минимизировать ненужные расходы;

·       несоответствие внутренней документации стандартам. Необходимо заранее подготовить нормативно-правовую базу и процедуры по обработке документов, гарантирующие успешное функционирование системы.

Решив эти проблемы заблаговременно, организация сможет успешно завершить внедрение и воспользоваться всеми преимуществами нового инструмента.

Внедрение программы «1С:Документооборот» от компании ВДГБ

Не знаете с чего и как начать внедрение? Специалисты компании ВДГБ помогут вам в этом. Автоматизируйте рабочие процессы и забудьте о потерях времени и ресурсов. Доверьте профессионалам оптимизацию документооборота своего предприятия.

Эксперты нашей компании проведут внедрение, настроят интеграцию с вашими системами и помогут легко переключиться на российское ПО, освободив вас от привязанности к иностранным сервисам. Так вы сможете управлять всеми рабочими процессами централизованно, контролировать сроки исполнения задач и оперативно получать необходимую документацию буквально одним кликом мыши. Начните пользоваться «1С:Документооборотом» уже сегодня!